SOP
業務部標準作業流程（SOP）手冊
建立標準化流程、強化責任分工、確保回報一致性與可追溯性。
適用公司規模：約20人｜版本：2.0｜制定日期：2026-03-02
制定目的：建立標準化流程、強化責任分工、確保回報一致性與可追溯性。
第一章 組織架構與權責分工
| 職稱 | 主要職責 | 決策權限 |
|---|---|---|
| 業務主管 | 業績目標制定、案件審核、風險控管 | 10萬以上簽核 |
| 資深業務 | 客戶維護、報價製作、專案執行 | 5萬以下簽核 |
| 業務專員 | 開發客戶、資料整理、追蹤進度 | 1萬以下簽核 |
| 行政支援 | 文件管理、發票整理、對帳 | 無簽核權 |
第二章 採購流程 SOP 詳細說明
- 需求提出 → 填寫採購需求單（含預算與期限）
- 報價蒐集 → 至少2家供應商比價
- 內部評估 → 價格/品質/交期比較
- 簽核確認 → 依金額級距審核
- 下單作業 → 建立PO單號
- 到貨驗收 → 品質與數量確認
- 發票與付款 → 財務確認
- 結案歸檔 → 雲端存檔與標籤分類
採購流程責任表
| 階段 | 負責人 | 需提交文件 | 完成標準 |
|---|---|---|---|
| 需求提出 | 需求部門 | 採購需求單 | 主管確認 |
| 報價蒐集 | 業務 | 報價比較表 | 至少2家 |
| 簽核 | 主管 | 核准單 | 簽名完成 |
| 驗收 | 業務/行政 | 驗收單 | 照片存檔 |
第三章 客戶案件管理流程
- 建立案件編號（格式：YYYY-客戶縮寫-流水號）
- 需求訪談並填寫案件紀錄表
- 提出報價並建立版本紀錄
- 議價與條件調整
- 合約簽署與歸檔
- 專案執行與每週回報
- 收款確認
- 客戶滿意度回訪
案件追蹤管理表（範例欄位）
| 案件編號 | 客戶名稱 | 負責人 | 預估金額 | 成交金額 | 狀態 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-ABC-001 | ABC公司 | 王大明 | 100,000 | 95,000 | 進行中 |
第四章 回報制度與績效管理
每日回報格式
日期：
今日完成事項：
客戶跟進進度：
風險案件：
明日重點：
今日完成事項：
客戶跟進進度：
風險案件：
明日重點：
回報表單
業務部工作日報表
Filter017 Internal System Standard Report
部門：業務部
日期：____/__/__
填表人：_________________
| 今日完成事項 | （未填寫） |
| 客戶跟進進度 | （未填寫） |
| 風險案件 | （無） |
| 明日重點 | （未填寫） |
部門主管簽核：
表單編號：SOP-SALES-001-V2.0
每週績效指標（KPI）
| 指標項目 | 目標值 | 計算方式 | 說明 |
|---|---|---|---|
| 新客戶開發數 | -- | -- | -- |
| 成交率 | -- | -- | -- |
| 平均毛利率 | -- | -- | -- |
| 應收帳款回收率 | -- | -- | -- |
第五章 文件與資料管理規範
資料夾結構建議：
業務部 / 年度 / 客戶名稱 / 合約 / 報價 / 發票 / 專案資料
命名規則：
- 報價單：客戶名稱_V1_YYYYMMDD
- 合約：客戶名稱_合約_年度
- 採購單：PO_YYYYMMDD_供應商名稱